PENGERTIAN OTOMATISASI KANTOR

Pengertian Otomatisasi Kantor

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata Mechanization dan Computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N. V., 1993).

Automation memiliki dua makna yaitu :

Ø  The use of automatic equipment to save mental and manual labour (Penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga)

Ø  The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages ( Kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis ).

 

Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to   (Menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung  makna :

Ø  Equip with a computer, install a computer (Menggunakan komputer)

Ø  Tore, perform or produce by computer (Menyimpan, melaksanakan atau menghasilkan dengan komputer)

Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomusikasian informasi.

Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengelolaan naskah (Word Processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian, pertemuan dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelasakan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata,pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectrice Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata kata yang telah direkam pada pita magnetik secara otomatis.

Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan teritama sumber daya manusia.

2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya ( pembeli, wiraniaga dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakn berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat